Menurut Dirjen Yanmed (2006;99) retensi yaitu suatu kegiatan pengurangan atau memisahkan arsip dari rak penyimpanan dari dokumen aktif menjadi in aktif.
- Tujuan Retensi Arsip
- Mengurangi jumlah arsip rekam medis yang semakin bertambah
- Menyiapkan fasilitas yang cukup untuk tersedianya tempat rekam medis baru
- Tetap menjaga kualitas pelayanan dengan mempercepat penyiapan rekam medis bila sewaktu – waktu di butuhkan
- Menyelamatkan arsip Yang bernilai
- Mengurangi arsip yang tidak bernilai
- Cara Retensi Arsip :
- Membuat Jadwal Retensi Arsip (JRA).
- Mencari data rekam medis yang sudah melebihi masa aktif 5 tahun dari buku registrasi.
- Merekap data rekam medis/nomor rekam medis tersebut untuk mencari pada rak penyimpanan aktif.
- Mengelompokan berkas rekam medis berdasarkan penggolongan penyakit/tahun kunjungan.
- Memindahkan arsip rekam medis in aktif dari rak aktif ke in-aktif.
- Melaksanakan mikrofilmisasi berkas rekam medis in-aktif sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
- Memusnahkan berkas rekam medis yang telah di mikrofilmiasi dengan cara yang telah ditentukan.
- Konsep Jadwal Retensi dan Mikrofilmisasi berkas Rekam Medis
Jadwal Retensi Arsip (JRA) berdasarkan surat edaran YanMed No.HK.00.06.1.501160 tahun 1995 yaitu : “Merupakan daftar yang berisikan sekurang-kurangnya jenis arsip dan jangka waktu penyimpanan sesuai kegunaan. Jadwal Retensi Arsip (JRA) disusun oleh komite medis dan unit rekam medis dengan persetujuan direktur rumah sakit”
- Nomor Rekam Medis
- Tahun Jangka
- Waktu Penyimpanan
- Keterangan
Sebelum retensi perlu disusun jadwal retensi, berdasarkan SE Dirjen Yanmed No.HK.00.06.1.501160 tanggal 21 Maret 1995, tentang pemusnahan rekam medis.
Tabel 1.1
Jadwal Retensi
No |
KELOMPOK |
AKTIF |
IN AKTIF |
||
RJ |
RI |
RJ |
RI |
||
1 |
Umum |
5 TH |
5 TH |
2 |
2 |
2 |
Mata |
5 TH |
10 |
2 |
2 |
3 |
Jiwa |
10 TH |
5 TH |
5 |
5 |
4 |
Orthopedi |
10 TH |
10 |
2 |
2 |
5 |
Kusta |
15 TH |
15 |
2 |
2 |
6 |
Ketergantungan Obat |
15 TH |
15 |
2 |
2 |
7 |
Jantung |
10 TH |
15 |
2 |
2 |
8 |
Paru |
5 TH |
10 |
2 |
2 |
Sumber : Surat Dirjen Yanmed No.HK.00.06.1.501160
(tentang jadwal Retensi dan Pemusnahan berkas menurut penyakitnya)
Mikrofilmisasi Berkas Rekam Medis Yaitu suatu proses merubah bentuk lembaran-lembaran rekam medis menjadi bentuk mikrofilmisasi.
Tujuan : melestarikan dokumen dalam bentuk mikro, sebelum dilakukan pemusnahan.
Prosedur Mikrofilmisasi berkas rekam medis :
- Penyusunan berkas rekam medis in aktif.
- Penilaian atas rekam medis yang telah disusutkana.
- Proses pencucian film.
- Proses penjaketan (memasukan Mikrofils ke dalam jaket film)
- Pemberian identitas pasien pada jaket Mikrofilm
- Penjajaran bentuk Mikrofilm dengan Terminal Digit Filling.
Adapun berkas rekam medis yang disimpan secara permanen antara lain :
- Lembar rekam medis 1
- Lembar resume keluar
- Lembar laporan operasi
- Lembar persetujuan/penolakan tindak medis
- Formulir indeks dokter,penyakit,sebab kematian,operasi
- Formulir dengan kasus rudapaksaan
- Formulir ketergantungan obat
- Lembar keterangan kematian yang akan mendapat sertifikat kematian
- Visum et repertum
- Lembar yang sesuai kasus, diantaranya :
- Bayi tabung
- Adopsi
- Penganiayaan
- Buku register
- KIUP
- Konsep Penelitian Nilai Guna Rekam Medis
Penilaian nilai guna rekam medis yaitu suatu kegiatan penilaian terhadap formulir-formulir rekam medis yanng perlu di abadikan atau sudah boleh di musnahkan. Penilaian nilai guna dilaksanakan oleh direktur Rumah Sakit.
Tim pemusnah dokumen rekam medis terdiri dari :
- Direktur Rumah Sakit sebagai ketua
- Kepala Rekam Medis sebagai Sekertaris
- Anggota lain (petugas filling dengan saksi – saksi yang ditunjuk oleh Direktur Rumah Sakit)
2.1.5 Pemindahan Berkas Rekam Medis aktif menjadi berkas Rekam Medis in- aktif
- Dilihat hari tanggal kunjungan terakhir
- Setelah 5 (lima) tahun dari kunjungan terakhir tersebut berkas dipisahkan di ruang lain/terpisah dari berkas RM Aktif
- Berkas rekam medis in-aktif dikelompokkan sesuai dengan tahun terakhir kunjungan
- Tata cara penilaian nilai guna :
- Seringnya berkas berkas rekam medis digunakan untuk pendidikan dan penelitian
- Nilai guna :
- Primer : Administrasi, Hukum, Keuangan, Imu Pengetahuan dan Teknologi (IPTEK).
- Sekunder : pembuktian, sejarah.
- Lembar Rekam Medis yang dipilah :
- Ringkasan masuk dan keluar
- Resume
- Lembar operasi
- Identifikasi bayi
- Lembar persetujuan
- Lembar kematian
Ping balik: Sistem Retensi Rekam Medis untuk Efektivitas Pelayanan Kesehatan - Royal Institute of Nursing